Wenn du sichergehen möchtest, dass du offene Geldforderungen bei Bedarf schnell und rechtssicher eintreiben kannst, muss deine Rechnungserstellung den rechtlichen Anforderungen zu 100 Prozent entsprechen.
Wir von SalesPower zeigen dir im folgenden Artikel, wie du deine Rechnungen erstellen musst, damit sie wirklich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Wenn du sichergehen möchtest, dass du offene Geldforderungen bei Bedarf schnell und rechtssicher eintreiben kannst, muss deine Rechnungserstellung den rechtlichen Anforderungen zu 100 Prozent entsprechen.
Wir von SalesPower zeigen dir im folgenden Artikel, wie du deine Rechnungen erstellen musst, damit sie wirklich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Es gibt eine ganze Reihe von Gründen, warum du auf keinen Fall auf eine korrekte Erstellung von Rechnungen verzichten solltest. Zum einen sind deine Rechnungen Dokumente, die dein Unternehmen verlassen und die dich bei deinen Kunden repräsentieren.
Wenn deine Rechnungsstellung unvollständig oder nicht rechtmäßig ist, wirft das auch ein schlechtes Licht auf deine allgemeine Tätigkeit. Warum solltest du in deiner täglichen Arbeit echte Qualität liefern, wenn du in deiner unternehmerischen Tätigkeit die geltenden Gesetze und Richtlinien nicht einhältst?
Der zweite und mindestens ebenso wichtige Punkt ist die Tatsache, dass der Rechnungsempfänger bei einer fehlerhaft erstellten Rechnung diese Rechnung gar nicht beachten muss. Sie entwickelt keine Verbindlichkeit. Das Eintreiben von Forderungen gegen deinen Kunden ist nicht möglich.
Auch eine Abgabe von Forderungen zum Beispiel im Rahmen von Factoring ist so nicht möglich. Vielleicht fallen die Fehler nicht jedem Kunden direkt auf. Dennoch besteht immer die Gefahr, dass einzelne Geschäftspartner die Zahlung verweigern.
Auch in der Steuer bringt eine korrekte Rechnungsstellung Vorteile. Weiteres dazu weiter unten im Artikel.
Bleibt die Frage, welche Angaben in einer Rechnung wirklich Pflicht sind und wie genau eine ordnungsgemäße Rechnung aufgebaut sein muss.
Du kannst eine Rechnung sowohl per Post als auch auf elektronischem Wege, zum Beispiel per E-Mail, zustellen. Dabei sind zwei Dinge wichtig. Zum einen muss einer Kommunikation auf elektronischem Weg – insbesondere der Übersendung von Rechnungen – durch den Leistungsempfänger zugestimmt worden sein.
Eine solche Zustimmung gilt allerdings in allen Fällen, in denen die Kommunikation sowieso überwiegend auf elektronischem Weg erfolgt, als erteilt. Wenn dein Kunde also beispielsweise ein Coaching bei dir bestellt, die Bestellung über deinen Internetauftritt erfolgt ist und auch die weitere Kommunikation überwiegend über das Internet läuft, steht einer Rechnungsstellung per E Mail nichts im Wege.
Der zweite Punkt ist die Unveränderlichkeit von Rechnungen. Du musst durch die Auswahl des Dokumentenformats sicherstellen, dass deine Rechnung nicht nachträglich verändert werden kann.
Die gute Nachricht vorneweg: Es gibt keine konkreten rechtlichen Anforderungen an die Gestaltung deiner Rechnung. Schriftart, Aufbau und optische Gestaltung bleiben daher komplett dir überlassen.
Sie sollte natürlich übersichtlich sein, damit deine Kunden möglichst einfach alle wichtigen Daten erkennen können. Welche Inhalte eine Rechnung als Pflichtangaben enthalten muss, kannst du dem Umsatzsteuergesetz entnehmen. Konkret findest du die gesetzlichen Regeln hierzu in § 14 UStG.
Der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens müssen ebenso in der Rechnung auftauchen, wie Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Dafür reicht es, wenn sich Name und Anschrift des Leistenden oder des Leistungsempfängers durch die Bezeichnung in der Rechnung schnell und einfach feststellen lassen.
Dabei reicht es, eine Anschrift zu wählen, unter der du als Unternehmer erreichbar bist. Gleiches gilt für die Anschrift deines Kunden. Hast du oder der Kunde beispielsweise ein Postfach, reicht die Angabe des Postfachs auf jeden Fall aus.
Deine Steuernummer oder die USt-IDNr. sind wichtige Rechnungsangaben, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob du die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendest.
Du musst als Rechnungsersteller jeder Rechnung eine Rechnungsnummer zuteilen. Diese Nummern müssen fortlaufend sein. Dabei kannst du den Zeitraum, den die fortlaufenden Nummern abbilden sollen, selbst festlegen.
Du kannst beispielsweise im Format „Rechnungsnummer/Jahr“ mit dem Beginn eines jeden Jahres wieder bei 01 anfangen. Oder du lässt die Rechnungsnummer einfach über mehrere Jahre fortlaufen.
Generell macht die Rechnungsnummer es auch leichter für deine Buchhaltung, eine Rechnung den entsprechenden Angeboten zuzuordnen oder Rechnungen auch nach dem Schluss eines Rechnungsjahres noch zu finden.
Du kannst auch eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben verwenden. Die Verpflichtung, eine Rechnungsnummer zu nutzen und auf der Rechnung auszuweisen, soll die Einzigartigkeit der Rechnung als Dokument sicherstellen.
Hier muss die handelsübliche Bezeichnung für die von dir gelieferten Gegenstände oder die von dir erbrachten Leistungen genannt werden.
Zum geltenden Recht gehört auch, dass der Zeitpunkt der Lieferung oder der Erbringung der Leistungen aus der Rechnung erkennbar sein muss. Nach § 31 Abs. 4 UStDV reicht hier auch eine Angabe des Kalendermonats aus, in dem die Ausführung der Leistung erfolgte.
Du verkaufst physische Produkte und hast einen entsprechenden Lieferschein zu deinen Lieferungen vorliegen? Dann reicht auch ein Verweis auf den jeweiligen Lieferschein.
Wichtig ist, dass aus diesem das genaue Lieferdatum ersichtlich ist. Außerdem musst du dann in deine Rechnung einen Hinweis aufnehmen, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht.
Das Rechnungsdatum wird in § 14 UStG nicht erwähnt. Trotzdem solltest du auf keinen Fall auf die Angabe des Rechnungsdatums verzichten. Denn ein vergebenes Rechnungsdatum erleichtert die Berechnung von Zahlungsfristen und damit am Ende auch das Mahnwesen.
Zusätzlich macht ein Rechnungsdatum die Buchhaltung für den Empfänger der Rechnung und für dich als Rechnungsersteller deutlich übersichtlicher.
Das im Voraus vereinbarte Entgelt muss aus der Rechnung klar erkennbar sein. Damit ist gemeint, dass auch Rabatte, Skonti oder andere Bonusvereinbarungen in den Rechnungen dargestellt werden müssen.
Dabei müssen die Vereinbarungen so formuliert sein, dass die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind – man also einfach errechnen kann, wie hoch der vereinbarte Preis für deine Lieferung oder deine Leistungen am Ende wirklich ist.
Der konkrete Rechnungsbetrag muss also auch nach Abzug von Skonto, Rabatten oder Boni noch erkennbar sein.
Als Händler oder Unternehmer hast du einen für deine Leistungen oder Ware relevanten Steuersatz. Die möglichen Steuersätze für die Umsatzsteuer liegen bei 7 % oder 19 %. In deinen Rechnungen muss klar erkennbar sein, welcher Steuersatz für welche deiner Leistungen greift.
Das kann bei manueller Rechnungserstellung vor allem dann schwierig werden, wenn ein Teil deiner Leistungen dem 7 %igen Steuersatz unterworfen ist und andere Teile mit 19 % Umsatzsteuer versehen werden müssen.
Dann gilt es genau aufzupassen, denn das Finanzamt wird im Rahmen deiner Umsatzsteuererklärung falsch erhobene Umsatzsteuern korrigieren. Das kann dazu führen, dass du mehr Umsatzsteuern abführen musst, als du zuvor von deinen Kunden erhoben hast.
Für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen gelten gesonderte Regelungen. Diese sind allerdings nicht zu verwechseln. Die Regelungen für Kleinbetragsrechnungen beziehen sich auf Rechnungen, die unter einem Gesamtbetrag von 250 Euro liegen.
Als Kleinunternehmer giltst du, wenn du dich nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer durch dein Finanzamt hast befreien lassen. Dafür darf dein Umsatz inklusive der darauf anfallenden Umsatzsteuer im vergangenen Jahr die Grenze von 22.000 Euro nicht übersteigen.
Außerdem muss der zu erwartende Umsatz im laufenden Jahr bei unter 50.000 Euro liegen. Wenn beide Voraussetzungen vorliegen, kannst du dich von der Umsatzsteuer befreien lassen.
Die Regelungen für eine Kleinbetragsrechnung sind deutlich weniger eng als die für eine klassische Rechnung. Trotzdem gibt es auch für die Kleinbetragsrechnung bestimmte Pflichtangaben. Diese sind:
Eine laufende Rechnungsnummer muss für Kleinbetragsrechnungen nicht vergeben werden. Gerade wenn du unterschiedliche Rechnungsarten erstellen musst – also mal normale Rechnungen erstellst und mal Kleinbetragsrechnungen versendest – ist es sinnvoll, auch für Kleinbetragsrechnungen eine fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung für die Umsatzsteuer auf dich anwenden kannst, musst du in deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Dennoch bist du verpflichtet, Rechnungen zu stellen.
Die anderen Regelungen zur klassischen Rechnungserstellung gelten für dich genauso, als wärst du umsatzsteuerpflichtig. Du bist nicht verpflichtet, in der Rechnung einen Hinweis auf die Anwendung der Regelung für Kleinunternehmer aufzuführen.
Das birgt allerdings das Risiko, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung für fehlerhaft halten könnte. Das kann dazu führen, dass fällige Zahlungen erst verspätet bei dir eingehen, weil noch Klärungsbedarf vonseiten des Leistungsempfängers besteht.
Um das zu vermeiden, reicht eine einfache Erklärung wie:
„Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) erfolgt kein Steuerausweis."
Auch wenn dein Jahresumsatz unterhalb der genannten Grenzen liegt, musst du die Kleinunternehmerregelung nicht zwangsläufig in Anspruch nehmen. Ein Verzicht auf diese Regelung kann Vorteile haben.
Vor allem dann, wenn du recht kostspielige Ausgaben für dein Unternehmen planst. Wenn du beispielsweise eine umfangreiche neue Büroausstattung, technische Geräte oder Maschinen benötigst, kannst du die auf die gekauften Dinge fällige Mehrwertsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung von der von dir im Rahmen deiner Rechnungen erhobenen Umsatzsteuer abziehen.
So sparst du faktisch den Steuerbetrag in voller Höhe ein.
Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung begründet keinen Zahlungsanspruch. Dein Kunde ist also nicht verpflichtet, den Rechnungsbetrag zu begleichen. Es sei denn, du berichtigst die fehlerhafte Rechnung. Das geht mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die erstellte Rechnung beziehen muss.
In der Berichtigung müssen alle Daten und Angaben enthalten sein, die bisher in der Rechnung fehlten.
In der Pflicht des Rechnungsempfängers liegt es, die Rechnung auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen. Das ist deshalb so wichtig, weil eine nicht ordnungsgemäß erstellte Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Das bedeutet, dass dein Kunde die in deiner Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht von seiner eigenen Umsatzsteuerlast abziehen kann. Wenn du selbst Rechnungsempfänger bist, solltest du, um hier Probleme zu vermeiden, jede Eingangsrechnung umgehend auf ihre Rechtmäßigkeit hin überprüfen.
Die Einhaltung der Vorschriften zu den Inhalten einer Rechnung ist wichtig – aber nur eine mögliche Fehlerquelle in einer Rechnung. Ein falsch ausgewiesener Steuersatz beispielsweise kann im Nachgang zu erheblichen Schwierigkeiten führen.
Auch eine falsche Berechnung der Höhe der Umsatzsteuer ist ein möglicher Fehler in der manuellen Rechnungserstellung. Die Nutzung einer speziellen Software zur Rechnungserstellung oder eines Dienstleisters, der wie SalesPower eine Plattform mit automatischer Rechnungsstellung bietet, schützt vor solchen Fehlern.
In diesen Rechnungsprogrammen sind beispielsweise Rechner enthalten, die den genauen Gesamtrechnungsbetrag aus Entgelt und Umsatzsteuer fehlerfrei gerundet berechnen und direkt in der Rechnung ausweisen.
Es gibt einen einfachen Weg, deine Waren oder deine Dienstleistung anzubieten, ohne dich um die Schwierigkeiten und Komplikationen der Rechnungsstellung kümmern zu müssen. Wenn du ein Rechnungsprogramm nutzt oder deine Rechnungen von SalesPower beispielsweise direkt erstellen lässt, kannst du dich auf die Rechtmäßigkeit jeder deiner Rechnungen verlassen.
Du bist als Coach, Agentur-Inhaber oder Dienstleister tätig und möchtest deine Rechnungsstellung vereinfachen und so deinen Cashflow erhöhen und dich noch besser auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren können?
Dann nutze die Chancen, die SalesPower dir als Unternehmer in diesen Bereichen bietet.
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